Основные принципы бухгалтерского учета.

Как на самом деле выбирать бухгалтерскую организацию, или 7 неочевидных критериев

На тему, чем лучше аутсорс штатного бухгалтера, написано тьма статей. Придя к выводу, что это действительно так, вы решили, наконец, передать ведение учета своего детища бухгалтерской компании. И теперь встала нелегкая задача ее выбора. Интернет ломится от количества организаций, предлагающих такие услуги, и важно уметь выбрать из них ту единственную, которая не заставит в итоге вообще разочароваться в бухгалтерском аутсорсинге.

О том, как не ошибиться в выборе и на какие критерии обращать внимание, расскажем в этой статье.

Критерий 1. Штатный налоговый консультант.

Бухгалтеры, какими бы профессионалами они не были и каким бы опытом не обладали, могут совершенно не знать налогового права. И это нормально: этот курс отсутствует в программе обучения бухгалтеров. На практике от инспекций поступает тьма требований, уведомлений, сообщений о представлений пояснений и документов. В большинстве случаев они не законные. Не обладая знаниями налогового права, бухгалтеры по каждой бумажке из налоговой готовы предоставить любые документы организации, увеличивая тем самым себе работу и ставя под угрозу компанию. Не говоря уже о том, что инициировать такие запросы могут конкуренты через знакомых инспекторов для получения конфиденциальной информации у организации.

Налоговые консультанты в свою очередь сразу же определяют законность требований и в противном случае направляют обоснованный отказ в их исполнении. Поэтому наличие в штате специалистов по налогообложению и налоговому праву, имеющих опыт работы с подобными органами, — обязательное условие для бухгалтерских компаний. Но такие специалисты в бухгалтерских компаниях, как ископаемые, — большая редкость. Как правило, все вопросы бухгалтеры пытаются решить сами, хотя их и на пушечный выстрел к инспекциям нельзя подпускать.

Критерий 2. Прозрачность работы.

Если вы ничего не понимаете в бухгалтерском учете, то определить, все ли там идеально, почти невозможно. О проблемах может стать известно лишь спустя длительное время, когда возникнут вопросы к бухгалтеру даже у далеких от бухучета людей. Если так, то поздравляем: приготовьте круглую сумму за восстановление учета и исправление косяков! К сожалению, большинство бухгалтерских организаций состоит из тех, у кого руки не там выросли. 

Необходимую прозрачность может обеспечить доступ к учетной программе и программе, через которую электронно сдается отчетность. Если на нашем примере, то «Бухгалтерия+» предоставляет заказчикам онлайн доступ как к 1С, так и к системе электронного документооборота — СБИС. Вы не только увидите, как ведется учет, но и какая отчетность и в какой срок была отправлена, какие поступили письма и требования из инспекции, что на них ответили, результаты сверки с бюджетом. Любые документы и отчетность можно скачать и хранить на своих носителях для большей надежности.

Кроме того, клиент бесплатно получает электронный документооборот со своими поставщиками. Это избавляет от бумажной волокиты с контрагентами. Все поступившие электронно документы бухгалтер видит и обрабатывает сразу. Их не придется собирать, сканировать и передавать бухгалтеру вручную.

Критерий 3. Как бухгалтерская компания отвечает за свои ошибки.

Одного упоминания в тексте договора об ответственности недостаточно. Размер косяков может быть настолько большим, что аутсорсинговая организация с вами не сможет расплатиться, а через суд убытки взыскивать придется очень долго и не факт, что будет что взыскивать. Поэтому лучшей гарантией здесь является наличие страховки. Например, наша профессиональная ответственность застрахована на 20 миллионов рублей в СК «АльфаСтрахование».

Как некоторого рода вариант качества, а точнее готовность нести ответственность за свою работу, может служить вариант тестового периода обслуживания, бонусной программы или возможность быстрого расторжения договора с возвратом денег.

Критерий 4. Профессионализм сотрудников: исключаем дилетантов.

Это сложно, но реально. Ключевые факторы, на которые следует учесть: наличие информации о бухгалтерах на сайте компании, их стаж работы, каков средний уровень заработной платы в организации.

Получить понимание об уровне заработной платы в любой организации можно, проанализировав размер уплаченных страховых взносов и сведения о численности работников, опубликованные в сервисе «Прозрачный бизнес» (pb.nalog.ru).

Так смотрим, сколько взносов в ФОМС было оплачено за год и рассчитываем средний размер заработной платы в организации. Лучше всего брать именно взносы в фонд медицинского страхования, потому что ставка взносов в общем случае не зависит ни от каких других параметров.

Итак, размер взносов в ФОМС / 5,1% (ставка взносов) = ФОТ в год. После выводим ФОТ в месяц и делим его на среднесписочную численность работников за этот же год — получаем среднюю зарплату на работника в месяц.

Такая зарплата в идеале должна соответствовать реальной зарплате бухгалтера со стажем. Ниже она может быть, если бухгалтеры физически работают в регионах с относительно невысокой заработной платой, это молодые специалисты или в организации много других низкооплачиваемых сотрудников.

Низкая заработная плата может говорить о недостаточной квалификации сотрудников, либо о зарплатах в конвертах. В любом из двух случаев не будет ничего хорошего, так как подобные обстоятельства могут привести к проблемам с инспекцией либо у вас, либо у самой бухгалтерской организации. Вряд ли кому-то захочется, чтобы к его бухгалтерии нагрянула выездная проверка с выемкой документов. Рекомендуем ориентировать на средний уровень зарплаты от 35 тысяч рублей.

Критерий 5. Порядок работы с бухгалтерской организацией.

В некоторых бух компаниях общение происходит через посредника — аккаунт-менеджера или только через приложение. Это может быть актуально для крупной компании, но если это небольшой бизнес, то очень неудобно доносить одну и ту же проблему нескольким специалистам. Такой аутсорсинг напоминает во многом госаппарат: долго, без души и не совсем то, что хотел.

Критерий 6. Ценообразование.

Стоимость услуг может формироваться по-разному. В регионах, например, распространено расчленение всех услуг и их отдельная оценка. В итоге каждый месяц цена разная и клиент не может прогнозировать, что ему туда включат еще. Помимо стоимости обслуживания также распространено брать оплату за подключение к электронной сдаче отчетности и некоторые другие услуги.

Важно, если стоимость отталкивается не от денежного оборота по счету, а от количества обрабатываемых бухгалтерией документов. Есть огромная разница в трудозатратах между двумя документами в месяц на пару десятков миллионов рублей и сотней документов по тысяче рублей в каждом. Хотя во втором случае такой порядок ценообразования может быть выгоден.

Критерий 7. Не смотрим на слова «сеть».

Не говорит ни о каком качестве выбор бухгалтерской  компании по признаку того, что она входит в «сеть». В России две бухгалтерские франшизы — 1С:Бухобслуживание и Global Finance. И первая — самая известная – работает только на условиях франшизы. Собственной бухгалтерской организации 1С не имеет. Каждая компания, которая приобретает франшизу, – самостоятельная: сами нанимают бухгалтеров, сами организуют взаимодействие и работу с клиентом, сами отвечают за свои косяки, фактический прайс у каждого свой, контроль качества со стороны 1С формальный и выражается в проведении поверхностного тестирования бухгалтеров. Единая «сеть» в результате заключается в общем продвижении на рынке. В этом несложно убедиться, если чуть глубже узнать об условиях приобретения и работы по этой самой франшизе.